Muchas organizaciones persiguen la eficiencia energética y la conservación de la energía, la reducción de impactos ambientales y la creación de iniciativas de sustentabilidad porque dichas acciones son valoradas como "lo correcto". Sin embargo, los impactos en el resultado final y las perspectivas de viabilidad a largo plazo son con frecuencia los factores determinantes en el avance de las iniciativas organizativas propuestas, incluidas las de gestión de la energía. Los beneficios de la gestión energética mejorada y el rendimiento energético deben identificarse y comunicarse a la alta dirección en términos que sean accesibles. En consecuencia, presentar argumentos que tengan sentido desde el punto de vista comercial es una parte importante del establecimiento de un sistema de gestión de energía (EnMS).

A medida que ISO 50001 gana fuerza en el mercado global, los estudios de caso de implementación y otros análisis informan los beneficios de este enfoque sistemático para la gestión de la energía. Estos beneficios incluyen:

• Mejoramiento de Eficiencias operativas
• Disminución de la intensidad energética.
• Datos de energía para la toma de decisiones informada y basada en evidencia.
• Apoyo al cambio organizacional y cultural.
• Impulsores para la integración organizacional.
• Impactos ambientales reducidos
• Ventajas competitivas sobre las empresas que descuidan la gestión de recursos.
• Demostración visible de responsabilidad social.
• Posicionamiento para la contabilidad de carbono y la responsabilidad correspondiente.

Conozca los beneficios que otras organizaciones han experimentado con su EnMS. Busque en la web ejemplos generales y estudios de caso, así como aquellos ejemplos relacionados específicamente con su propia industria.

Considere los beneficios potenciales de un EnMS dentro del contexto de las prioridades y necesidades de su organización. Para presentar la propuesta desde una perspectiva de negocios, debe conectar los beneficios de EnMS con los factores que impulsan las actividades de negocios de su organización porque la gerencia querrá saber cómo el mejoramiento del EnMS y la eficiencia energética afectan a esos factores.

Los miembros del equipo de energía (consulte la Tarea 6 Equipo de Energía y Recursos) deben identificar los factores que impulsan actividades comerciales relevantes para su organización. Posteriormente, trabaje para garantizar que la gerencia comprenda los beneficios presentando información en términos que sean importantes para ellos. Si los miembros del equipo de energía no han sido designados, identifique a alguien dispuesto a aceptar la responsabilidad de defender la iniciativa.

Si la administración aún no se ha comprometido con la implementación de EnMS, o si no existe el compromiso, deberá convencer a los directivos de los beneficios para que puedan brindar un apoyo exitoso.

Tenga en cuenta los siguientes consejos cuando prepare su informe para la alta gerencia:

• El público objetivo es la administración. ¿Qué factores son importantes para ellos? La administración suele estar más interesada en el retorno de la inversión, pero puede haber otros aspectos importantes. Concéntrese en esto y asegúrese que la presentación sea completa pero breve. La administración frecuentemente solo quiere escuchar los hechos más importantes. Tenga datos adicionales disponibles si se solicitan más detalles, pero si se proporciona un tiempo limite para realizar la presentación, apéguese al mismo.
• Concéntrese en lo que está tratando de transmitir. Presente los antecedentes necesarios para respaldar los beneficios de un EnMS, y no mezcle cuestiones o ideas no relacionadas. Concéntrese en la naturaleza del sistema de gestión basada en la mejora continua y los impactos directos en el bienestar y la mejora de la organización.
• Presente los beneficios en términos que tengan resonancia con la gerencia. Usando los factores de influencia ya identificados, presente los beneficios en términos de esos factores. Asegúrese de que la gerencia comprenda los beneficios en función de los elementos que son de especial interés para ellos.
• Comprender el objetivo deseado. ¿Cuál es el resultado esperado de esta presentación? Asegúrese de proporcionar información para lograr ese resultado o bien ofrecer sugerencias.

Se puede utilizar un discurso de ascensor (un breve resumen) para transmitir un punto en forma rápida y sencilla. No debe tardar más de dos minutos para presentarlo. Use la hoja de trabajo de Playbook para centrarse en la información esencial y luego amplíela al tiempo disponible. Independientemente de la cantidad de tiempo disponible, asegúrese de cubrir los puntos importantes al principio. Para asegurarse de que la gerencia escuche lo que quiere compartir, un viejo adagio es apropiado: "Dígales lo que les va a decir, luego dígales y luego dígales lo que les dijo".

Desarrolle una sesión informativa para la alta gerencia utilizando las herramientas de presentación estándar de la organización o en otro formato que muestre mejor la información.

Manténgase dentro del limite de tiempo provisto y cumpla con la presentación planeada. Esté preparado para responder preguntas y proporcionar más detalles si así se solicita.

La gerencia puede hacer los siguientes tipos de preguntas:

• ¿Qué gastamos actualmente cada año en energía?
• ¿Cuáles son los ahorros de costos estimados que potencialmente podríamos obtener en uno o dos años?
• ¿Cuál será el compromiso de tiempo del equipo de gestión de energía?
• ¿Cuáles son los mayores desafíos para implementar un EnMS ISO 50001?
• ¿Qué necesitará de nosotros (la alta gerencia) para que este programa tenga éxito?

La intención de la presentación es proporcionar brevemente la información necesaria para que la gerencia tome las decisiones necesarias y proporcionar detalles adicionales según sea necesario. Si el tema comienza a desviarse, vuelva a enfocarse en la presentación llevando la atención del grupo a los materiales de presentación. La hoja de trabajo de Playbook puede ayudarlo a mantenerse apegado a la presentación. Ajuste la agenda según el tiempo disponible.

Obtener un apoyo sincero de la alta dirección es un componente crítico del desarrollo de un sistema de gestión de la energía que sea duradero. Considere las siguientes preguntas:

• ¿Está convencida su alta dirección de los beneficios de un EnMS?
• ¿Ha asignado la gerencia responsabilidades y autoridades para implementar un EnMS?
• ¿La alta dirección aprobó y asignó los recursos necesarios para implementar con éxito un EnMS?
• Una vez que se implementa el EnMS, ¿están comprometidos con las acciones y los recursos necesarios para operarlo y mantenerlo a largo plazo?
• ¿Están dispuestos a mejorar continuamente la gestión de la energía y el rendimiento energético como parte de la estrategia comercial continua de la organización?

El compromiso de la alta gerencia debe ser seguido por una comprensión clara de sus responsabilidades y acciones apropiadas. La alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso. Cuando la alta dirección está activa y visible en el EnMS, los empleados y otras personas perciben el valor y la importancia de la gestión energética y la mejora del rendimiento energético para la organización. Por ejemplo, las acciones simples de la alta dirección, como agregar temas de energía a las agendas de las reuniones y enviar actualizaciones por correo electrónico sobre el rendimiento energético, ayudan a mantener a toda la organización involucrada.

La alta gerencia debe apoyar el esfuerzo no sólo durante la implementación inicial del EnMS, sino también después de que el sistema se implemente y esté operando. La gerencia debe tomar una serie de acciones que demuestren su compromiso con la mejora continua del rendimiento energético y el EnMS. Estas acciones se detallan a continuación y en la Tarea 3 Alcance y Límites, Tarea 5 Política Energética, Tarea 6 Equipo de Energía y Recursos y Tarea 15 Sensibilización y Comunicación

Una vez que la alta dirección se compromete a implementar el EnMS, asegúrese de que entiendan qué acciones deben tomar para demostrar su compromiso con la mejora continua tanto del rendimiento energético como del EnMS. Según los requisitos de ISO 50001, la alta gerencia puede delegar la responsabilidad de muchas, pero no todas, las acciones.

Si bien el 50001 Ready Navigator no sigue exactamente los mismos requerimientos de ISO 50001, a continuación, hay una lista de acciones que las normas ISO dicen que la alta dirección debe realizar directamente:

• Comunicar que la gestión eficaz de la energía y el cumplimiento de los requerimientos del EnMS son importantes.
• Promover la mejora continua del EnMS y la mejora continua del rendimiento energético.
• Dirigir y apoyar contribuciones del personal a la mejora del rendimiento energético y la efectividad del EnMS.
• Apoyar a otros directivos para demostrar su liderazgo en sus áreas de responsabilidad.

Además, la alta dirección puede asegurarse por sí misma o a través de delegar autoridad que se logre lo siguiente:

• el alcance y los límites del EnMS se hayan definido claramente.
• la política energética y sus objetivos estén alineados con la dirección estratégica de la organización.
• los requisitos del EnMS estén integrados en los procesos comerciales de la organización.
• los planes de acción tengan aprobación y se implementen.
• los recursos necesarios de EnMS se encuentren disponibles.
• Se logren los resultados previstos de EnMS.
• Se forme un equipo de gestión energética.
• Los indicadores de rendimiento energético (EnPIs) representen adecuadamente el rendimiento energético.
• Existan procesos para identificar y abordar los cambios que afectan el EnMS y el rendimiento energético.

El líder o los miembros del equipo de energía suelen informar a la alta dirección sobre sus responsabilidades de liderazgo y compromiso con el EnMS. Un enfoque eficaz puede ser programar la sesión informativa como parte de una reunión regular de la gerencia. Alternativamente, la sesión informativa podría ser parte de un evento de capacitación ISO 50001 que incluya a la alta gerencia.

Un resultado de la sesión informativa para la alta dirección debería ser un plan sobre cómo la alta dirección cumplirá con sus responsabilidades durante la implementación inicial de EnMS. Por ejemplo, en la mayoría de las implementaciones iniciales de EnMS, el equipo de energía desarrolla los EnPI propuestos y los objetivos y objetivos energéticos propuestos. Posteriormente, estos son revisados ​​y aprobados por la alta gerencia antes de convertirse en una parte formal de EnMS. Una mejor práctica de gestión de proyectos para la implementación inicial es que los logros del proyecto incluyan la presentación de productos de trabajo finales (productos) a la alta dirección para elementos específicos del EnMS.

Después de la implementación inicial, se pueden demostrar una serie de responsabilidades delegadas de la alta gerencia a través del proceso de revisión de la administración. (ver Tarea 23 Revisión de la Administración).

If there have been any changes in personnel for top management, have they been briefed on the EnMS and do you have their support?  Any reorganizations that have resulted in a change in top management?

There are many aspects of the EnMS that require top management input, support, and approval. It should be readily evident that top management is fully engaged in the EnMS. Conducting briefings with senior leadership and maintaining support are key to confirming the appropriate level of management commitment.

If you do not have an existing 50001 Ready-based EnMS and want to build one that also helps your organization manage energy-related GHG emissions, you should follow the guidance in the “Full Description” tab keeping the following in mind:

1. Identify EnMS benefits and business drivers.  Review the list of strategic internal and external issues identified in Task 1 Un Sistema de Gestión de Energía (EnMS) y Su Organización.  Include a list of business drivers and benefits that make the case for managing energy-related GHG emissions and integrating them into the EnMS.
2. Prepare and deliver a briefing for top management.  Integrate into the planned briefing to top management remarks on:
   1. Why energy-related GHG emissions are going to be managed.
   2. Why energy-related GHGs are being added to the energy management system.
   3. What, if any, changes will be required in top management’s responsibilities.
3. Secure management commitment.  Ensure top management is willing to allocate the resources needed to implement the EnMS, including resources to reduce energy-related GHG emissions and to continue supporting the actions needed in the long term.
4. Brief top management on their EnMS leadership responsibilities.  Once committed, top management must understand the actions they must take and ensure top management understands how energy-related GHG emissions are integrated into their responsibilities.
5. Plan for how top management will meet their responsibilities.  Create a work plan for how top management will be involved in the creation and subsequent use of the EnMS, ensuring that energy-related GHG emissions are considered.  For example, the energy team may choose to develop energy and energy-related GHG emission indicators (EnPIs) and present them to top management for review and approval.

If you have an existing 50001 Ready-based EnMS and want to adapt it to manage energy-related GHG emissions, you should:

1. Review EnMS benefits and business drivers.  Review the list of strategic internal and external issues identified in Task 1 Un Sistema de Gestión de Energía (EnMS) y Su Organización.  Develop a list of business drivers and benefits that make the case for managing energy-related GHG emissions and integrating them into the EnMS.
2. Prepare and deliver a briefing for top management to secure their commitment.  Prepare and deliver a briefing to top management that includes:
   1. Why energy-related GHG emissions are going to be managed.
   2. Why energy-related GHGs are being added to the EnMS.
   3. What, if any, changes will be required in top management’s responsibilities.

   The intent of the briefing is to secure top management’s commitment to include energy-related GHG emissions in the EnMS.

3. Plan for how top management will meet their responsibilities.  Create a work plan for how top management will be involved as the energy team updates the EnMS to include energy-related GHG emissions (e.g., approval of updated documents such as the scope and boundary statement, energy policy, etc.) and how they will be involved in the subsequent use of the updated EnMS.  Consider whether the energy team will present updated items individually for approval or as a combined package for top management to review.

The guidance for this task is from the following sections from the ERP Framework: ERP Framework Milestone 1.

The focus of this task is on ensuring top management commitment and leadership to the energy management system and the continual improvement of energy performance. When identifying stakeholders to engage, consider who will be needed to support the planning effort (e.g., property managers), who will be needed to approve the Emissions Reduction Plan (e.g., the CFO), and who will be expected to support plan implementation (e.g., project managers). It is also critical to ensure executive leadership is engaged and committed to the emissions reduction targets and the decarbonization pathway documented in the ERP. Leadership can ensure emissions reduction targets are met by clearly communicating their commitment to all levels of the organization. (Milestone 1)

Our top management demonstrates leadership and commitment to continual improvement of energy performance and the effectiveness of the energy management system.

Understanding and communicating to top management the energy and environmental business drivers of an energy management system can be vital to obtaining management commitment.

The guidance for Task 4 is found within the following sections of the ERP Industrial Framework:

Milestone 1:

Executive leadership and finance teams can help provide clarity on decision making process and financial mechanisms and metrics required to assess the business case for decarbonization projects.

Setting ambitious GHG emissions targets may help increase support from senior management and secure funding for internal GHG reduction opportunities.

Milestone 5:

Secure final buy-in from stakeholders, and release plan – Share the draft ERP with all key stakeholders, update it to reflect their feedback, and get final approval from the steering committee and executive leadership. The approved ERP should be communicated by leadership throughout the organization.

Ongoing Implementation:

Organization leadership should regularly communicate implementation progress and status towards the goals.

Similar to managing energy and implementing an EnMS at your facility, gaining management support is key. Make sure the strategic plan for water management includes senior management support for water efficiency implementation. Ensure the resources for engaging top management in improving energy performance include a clear description of the “what,” “why,” and “how” of your efforts to implement a water management system. Doing so will help to ensure that top management agrees to its role in this process and the time commitment required from you/your team. It is essential that top management understand why water management is important and why managing it through the EnMS is beneficial to the organization.

Even if top management already understands the importance of water management and was the original driver behind your organization’s interest in improving water efficiency, make sure to communicate the value of integrating the management of water and energy using an ISO 50001-based energy management system and why the organization is including water within its energy management system. Be sure to emphasize the outcomes of Task 1: Un Sistema de Gestión de Energía (EnMS) y Su Organización which highlights the strategic internal or external issues that can be addressed by including water within the energy management system, along with any voluntary or regulatory requirements identified in Task 2: Gente y Requerimientos Legales que afectan el Sistema de Gestión de Energía (EnMS). If completed, be sure also to emphasize the outcome of Task 7: Riesgos para el Éxito del EnMS, which can help highlight the risks posed by not managing water at your facility.

When meeting with top management, be prepared to answer water-related questions such as the following:

• Does adding water management to the EnMS make it more complicated? Does it add risk now and in the future?
• What are the risks of not managing water?
• What are the costs of water management (e.g., data collection and monitoring, equipment, reporting)?
• How does water management help the organization?
• What do we understand or know to be our current sources of water demand? How much does water cost (e.g., financial, environmental) the organization now, and how much might it cost in the future?
• What does top management need to do to make the energy and water management program successful?

Further guidance for completing this task and gaining top management commitment is provided by EPA’s WaterSense at Work step 1 (Making a Commitment).

According to EPA’s guidance, the relative success of any water management program hinges on the organization’s long-term commitment to use water more efficiently. Commitment should come from all levels within an organization to ensure that appropriate water management goals are established and continuous improvements are made. When an organization chooses to make a commitment to water efficiency, it should consider the following:

• Develop a water management policy that provides the structure for establishing and achieving water management goals.
• Incorporate water efficiency into long-term facility operation objectives and allocate the resources necessary to achieve goals.
• Integrate water management planning and goal tracking into company performance and sustainability reporting to elevate the importance of water efficiency and maintain accountability.

The importance of strong and sincere top management commitment cannot be over emphasized. This is critical for the success of 50001 Ready implementation. Top management must provide and support the resources for the implementation and ongoing execution for 50001 Ready.

You will need to determine within your organizational structure where this top management role will be at your site.  This determination and agreement by all are very important.

The ISO 50001 standard (Section 5.1) and the 50001 Ready Task 4 Playbook have a detailed list of items that top management must commit to supporting. Please make sure that your top management person is well briefed and really understands this commitment.  As you prepare your briefing(s) to top management, include topics that will resonate, such as the connection between energy performance and your organization’s brand identity, life cycle savings potential, and emissions reductions.

You should keep your top management in the loop on your 50001 Ready implementation and in the review of playbooks as they are developed. And of course, top management will be engaged in the management review.

ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015 e ISO 50001: 2011 especifican las responsabilidades de liderazgo y compromiso de la alta dirección dentro del sistema de gestión. Hay una duplicidad considerable entre estos tres estándares con respecto a esas responsabilidades. ISO 50001 incluye algunas responsabilidades de gestión adicionales que son únicas, pero son consistentes con los requisitos de liderazgo de ISO 14001 e ISO 9001.

El paso 5.2 de las Guías para la Gestión de la Energía de ENERGY STAR® brinda orientación sobre la sensibilización de una serie de actores claves, incluida la alta dirección. El paso 1.1 de las directrices de ENERGY STAR también sugiere que el Director de Energía involucre a la alta gerencia como un "aliado ejecutivo". En ISO 50001, esta sugerencia se formaliza al exigir que la alta dirección demuestre su liderazgo y compromiso con el EnMS y la mejora del rendimiento energético, lo cual incluye comprender sus funciones y responsabilidades específicas y aceptar la responsabilidad.